* Thủ tục cấp bản sao
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu nộp hồ sơ tại Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Sở Nội vụ); Địa chỉ: Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, trong giờ làm việc hành chính các ngày trong tuần theo quy định của Nhà nước (trừ ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định).
Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình Chi cục trưởng Chi cục Văn thư lưu trữ xem xét, phê duyệt xét duyệt.
Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.
Bước 4: Trả kết quả tại Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
* Thủ tục Chứng thực tài liệu lưu trữ
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực tài liệu nộp hồ sơ tại Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình (Sở Nội vụ); Địa chỉ: Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, trong giờ làm việc hành chính các ngày trong tuần theo quy định của Nhà nước (trừ ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định).
Bước 2: Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực
Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Chi cục trưởng Chi cục Văn thư, lưu trữ ký xác nhận và đóng dấu của Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Bước 4: Trả kết quả tại Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Thành phần, số lượng hồ sơ:
* Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:
- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;
- Bản lưu bản sao tài liệu.
* Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu:
- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Thời hạn giải quyết:
Thời hạn giải quyết từ 01 đến 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
- Đối với những tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
- Đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: Thời hạn giải quyết là 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các cá nhân, cơ quan và tổ chức.
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND tỉnh Ninh Bình, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện : Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Trung tâm lưu trữ lịch sử; Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Ninh Bình - Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.
Cơ quan phối hợp: Không.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.
Lệ phí: Áp dụng theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể như sau:
STT CÔNG VIỆC THỰC HIỆN ĐƠN VỊ TÍNH MỨC THU (ĐỒNG)
Tài liệu từ năm 1954 trở về trước Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975 Tài liệu từ sau năm 1975 đến nay
I Cung cấp bản sao tài liệu
1 Phô tô đen trắng
1.1 Tài liệu hành chính Trang A4 1.500 1.200 1.000
1.2 Tài liệu nghiên cứu khoa học Trang A4 2.000 1.500 1.200
1.3 Tài liệu xây dựng cơ bản
1.3.1 Bản vẽ kỹ thuật phần nổi Trang A4 15.000 12.000 10.000
1.3.2 Bản vẽ kỹ thuật phần che khuất (phần chìm) Trang A4 50.000 40.000 30.000
1.3.3 Tài liệu XDCB khác Trang A4 2.000 1.500 1.200
2 Phô tô màu Trang A4 15.000 12.000 10.000
3 In sao phim điện ảnh (không kể vật tư) Phút chiếu 30.000 25.000 20.000
4 In ảnh đen trắng từ phim gốc (không kể vật tư) Cỡ 10x15cm 25.000 22.000 20.000
5 Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc (không kể vật tư) Cỡ 10x15cm 45.000 35.000 30.000
6 In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư) Phút nghe 15.000 12.000 10.000
7 In từ micrôphim (giấy thường)
7.1 Tài liệu hành chính Trang A4 5.500 5.200 5.000
7.2 Tài liệu nghiên cứu khoa học Trang A4 6.500 6.000 5.500
7.3 Tài liệu xây dựng cơ bản
7.3.1 Bản vẽ kỹ thuật phần nổi Trang A4 45.000 35.000 30.000
7.3.2 Bản vẽ kỹ thuật phần che khuất (phần chìm) Trang A4 70.000 60.000 50.000
7.3.3 Tài liệu XDCB khác Trang A4 7.000 6.500 6.000
8 Sao từ kỹ thuật số
8.1 In đen trắng Trang A4 10.000 7.000 5.000
8.2 In màu
8.2.1 In trên giấy thường Trang A4 30.000 25.000 20.000
8.2.2 In trên giấy ảnh Trang A4 60.000 50.000 40.000
II Chứng thực tài liệu lưu trữ Văn bản 15.000 12.000 10.000
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Phụ lục số VI - Thông tư số 10/2014/TT-BNV).
- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Phụ lục số VIII - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử).
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nôi vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
- Quyết định số 20/2015/QĐ-UBND ngày 14/07/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc ban hành quy chế quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình;
- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.